| EVRAK
İŞLETİM SİSTEMİ |
|
Dün emek, sermaye, doğal varlıklar gibi temel üretim faktörlerini yönetmek durumunda olan yöneticiler bu gün üretimin temel faktörü durumuna gelen bilgiyi örgütlemek ve yönetmek durumundadırlar. Örgütlerde faaliyetlerin planlanması, kaleme alınması ve hayata geçirilmesi ve bütün bu işlerin örgütlenmesi büro yönetiminden geçmektedir. Bu bir bakıma evrak [bilgi-iletişim] yönetimidir.
Büroların etkinliği evrak/bilgi yönetim sisteminin etkinliğine bağlıdır. Belge-bilgi yönetiminin hızı hakkında en büyük sorun tanımlanmış bir ihtiyacın varlığının olmayışıdır. |
 |
|
|
Araştırmalar bürolarda çalışanların günlerinin 1/8'ine varan zamanlarda evrak almak/göndermek/aramak/ akışını kontrol etmek gibi işlerde harcıyorlar. Demek oluyor ki işletmelerde evrak ve bilgi akışı çok ciddi yekünler tutmakta. Akılcı ve sonuca giden çözümler üretilmesi gerekmektedir.
Her kurum kendine özgü yapıları içerir. Paket çözümler her zaman çözüm olmaz. Çözümüm kendisinin sorun olma ihtimali her zaman vardır. Bunun için iyi etüt edilmiş, gerekli esneklikleri bünyesinde barındıran sistemlerin uygulanması en iyi çıkış yoludur.
|
 |
Bilgi ve iletişim teknolojileri alanındaki gelişmelere göre yapısı ve fonksiyonları önemli ölçüde değişen bürolar bugün, post-modern örgütlerde bilgi işleyen birimler haline dönüşmüştür. Özellikle ofis otomasyonunun gelişmesine paralele olarak gelişen kağıtsız ve dosyasız bürolar yaygınlaşmaya başlamıştır. Daha önceleri "ofis hizmetleri" günümüzde hızla "bilgi işlerine " dönüşmektedir.
Artık günümüzde büyük olanlar dağil, hızlı olanlar kazanmaktadır.
Evrak işletim sistemi ile ilgili proje üç ayak üzerine oturmaktadır. Ve birbirlerini bütünleyen doğrudan etkileyen ayaklardır. Birinci ayak, arşivlerin düzenlenmesi ve bu çerçevede bundan sonra evrakın düzenli olarak arşive intikali. İkinci ayak ise masa üstü evrak işletimini konu tasnifine uygun olarak yapılandırılması. Üçüncü ayağın iki yönü bulunmaktadır. Birinci yönü evrakın konu tasnif planı çerçevesinde iş akışının takip edilmesi, ikinci yönü ise evrakların elektronik ortamda akışı ve takibidir. |
|
| |
| |
| |
|
|
| |
| |
|
|
