|
GİRİŞ |
|
Kurum içinde oluşan evrak hareketleri ve kurum dışındaki muhataplarla yapılan iş çerçevesinde oluşan evrak trafiğinin elektronik ortamda kayıt altına alınmasını ve bu sürecin hızlandırılmasını, tıkanan noktaların belirlenmesini, tespit edilen bu tıkanıklıkların aşılmasını sağlayan ve bütün bunların yanında evrak akış planlamasını yönlendiren modern yönetim bilgi sistemidir.
 |
|
| |
| DİJİTAL
ARŞİV SİSTEMİNİN GENEL ÖZELLİKLERİ |
| |
Bilgi-Belge güvenliğini arttırır.
Fiziksel olarak dolaşan evrakların yıpranmasını engeller.
İş yükünü azaltır ve iş yükü dengesini sağlamaya yardımcı olur.
İş akışının tıkandığı noktaların tespit edilmesini sağlar ve bu tıkanıklıkların aşılmasına yardımcı olur.
Çalışanların verimini arttırır.
İş yapma sürecini hızlandıracağından maliyetleri düşürür.
Evrakların yol haritasının çıkarılmasına yardımcı olacak istatistikler verir.
Tüm süreçlerin sistem üzerinde online olarak izlenmesine olanak verir.
Özellikle müşteri ve hizmet odaklı işletmelerde evrakın o anda hangi pozisyonda olduğu görülür ve müşteriden gelen taleplere hızlı yanıt verilir.
Kurumların atıl kalan bilgi kaynaklarının tüm çalışanların belirlenen yetki seviyelerine göre istifadesine sunulması personel kalitesini önemli derecede etkiler. İşe yeni alınmış personel veya terfi etmiş bir personel için bu bilgi havuzu iş adaptasyonu açısından sürecin önemli ölçüde hızlanmasını sağlar ve personelin kendine güvenini arttırır.
|
|
| |
| DİJİTAL
ARŞİV VE GENEL TEKNİK BİLGİLER |
| |
Veriler yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olarak ikiye ayrılır. Yapılandırılmış bilgiler veritabanı kayıtları gibi belirli formatlarda standardize edilmiş verilerdir. Yapılandırılmamış veriler ise matbu evrakların taranması ile oluşan resim formatındaki dosyalar, MS Word, Excel, Wordpad gibi ofis programlarında oluşturulan dosyalardır. Ses, video, metin, resim vb. her tür veriyi bu sistemde saklama imkanı verilmektedir.
Yapılandırılmamış bilgilerin elektronik ortamda OCR (optik karakter tanıma) ve ICR
(akıllı karakter tanıma) işlemlerinden geçirilerek metne dönüştürülen bilgiler de yapılandırılmış forma dönüştürülerek fulltext search metodu ile evrak üzerinde herhangi bir kelime veya kelimeler verilerek arama imkanı da sağlanabilir.
Evrak Yönetim Sistemi ile tüm belge ve bilgiler tek bir merkezi veriambarında toplanarak ileri seviyede güvenlik sağlanır. Kullanıcılar sistem yöneticisi tarafından verilen yetki çerçevesinde bu veritabanına erişerek bilgi ve belgeleri kullanır ve paylaşırlar. Aynı anda aynı belgeyi farklı mekanlarda bulunan birden fazla kullanıcının izleme imkanı sağlanır.
Standart Evrak Yönetim Sistemi, tüm işletmelerin ortak özellikleri dikkate alınarak çekirdek sistem olarak geliştirilmiş bir modeldir. Ancak her işletmenin kendine özgü iç yönetmelikleri ve alışılagelmiş iş akışları vardır. İşte bu gerçekten hareketle kurumunuzun Standart Evrak Yönetim Sistemine adaptasyonunun iş verimliliğinize negatif etkilerinin olacağı düşünülerek sistemimizi kurumunuza göre yapılandırıyor ve kurum iş süreçlerini geçici bir süre de olsa aksatmak yerine performansınızı artıran esnek bir sistem sunuyoruz.
|
|
| DİJİTAL
ARŞİV SİSTEMİ MODÜLLERİ |
| |
Gelen Evrak Modülü
Giden Evrak Modülü
İç Yazışma Modülü
Yönetim Modülü
Raporlama ve İstatistik Modülü |
 |
|
| DİJİTAL
ARŞİV SİSTEMİ GENEL YAPISI |
| |
 |
Sisteme email, faks, scanner ile taranmış bir evrak veya bilgisayar ortamında hazırlanmış bir dosya kayıt edilebilir ve bu kayıtlar belirli kurallar dahilinde indekslenir, sınıflandırılır, işletme içinde dolaştırılır ve istenirse yine email, faks, yazıcıdan çıkan bir evrak veya bilgisayar ortamına kayıt edilen bir dosya olarak çıktılar oluşturulabilir. Evrak akış sistemine lokal olarak ve intenret/intranet üzerinden erişim imkanı sağlanarak ofis dışındaki personelin de işler kesintisiz olarak sürdürülebilir.Bu entegrasyon sonucunda işletmeler gerçek anlamda bir e-işletme yapısına kavuşturulmaktadır. |
|
| |
| |
|
|
